เอกสารประกอบการทำบัญชี การจัดเก็บเข้าแฟ้มเอกสาร แยกอย่างไร

เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี  คืออะไร

      (1) เอกสารที่จัดทำขึ้น โดยบุคคลภายนอก (น่าเชื่อถือมากที่สุด)

      (2) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก

      (3) เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง

             ซึ่งโดยทั่วไปเอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทั้งสามประเภทควรต้อง สอดคล้องกับเอกสารที่ต้องจัดทำตามประมวลรัษฎากร หรือ เพื่อการยื่นเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล อย่างถูกต้อง

 
โดยเอกสารต่างๆ ควรจัดเก็บแยกเป็นแฟ้มๆ ตัวอย่าง ดังนี้
1.แฟ้มข้อมูลกิจการ

2.แฟ้มเอกสารซื้อ

3.แฟ้มภาษีขาย และภาษีซื้อ

4.แฟ้มจ่ายเงิน

5.แฟ้มรับชำระเงิน

6.แฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (กรณีงานบริการ)

7.แฟ้มเงินเดือนและประกันสังคม

8.แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน

9.แฟ้มใบเสร็จและแบบชำระภาษีต่างๆ

10.แฟ้มกระดาษทำการ

11.แฟ้มติดต่องาน

 

1.แฟ้มข้อมูลกิจการ (Permenent file)

- หนังสือรับรองการจดทะเบียน

- เอกสารการจดทะเบียนบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด

- รายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)

- รายงานการประชุมประจำปี

- แผนผังองค์กร (Organization chart)

- งบการเงินของปีก่อน

- ภ.ง.ด.50 / ภ.ง.ด.51 ของปีก่อน

- ภ.พ.01, ภ.พ.09, ภ.พ.20

- สัญญาต่างๆ

 

2.แฟ้มเอกสารซื้อ  ประกอบด้วย

2.1 ใบขอซื้อ – Purchase request (pr)

2.2 ใบสั่งซื้อ – purchase order (po) หรือ ใบเสนอราคาผู้มีอำนาจอนุมัติ

2.3 สำเนาใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี

2.4 สำเนาใบลดหนี้ กรณีราคาผิด คืนสินค้า

2.5 สัญญาการจ้าง การรับประกัน

2.6 จดหมายหรืออีเมลสนทนาสั่งซื้อ สั่งจ้าง เป็นต้น

 

3. แฟ้มภาษีขายและภาษีซื้อ

แฟ้มภาษีขาย ประกอบด้วย

-  สำเนาใบกำกับภาษีขาย

-  รายงานภาษีขาย

แฟ้มภาษีซื้อ ประกอบด้วย

-  ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ

-  รายงายภาษีซื้อ

 

4. แฟ้มจ่ายเงิน

มี 2 แบบ คือ

payment voucher ใบสำคัญจ่าย

2. Petty cash เงิดสดย่อย

ประกอบด้วย

1. ใบสำคัญจ่าย มีลายเซ็นผู้รับเงิน

2. ใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / สำเนาใบกำกับภาษี

3. ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน

4. หลักฐานการจ่ายเงิน สลิปโอนเงิน สำเนาเช็ค

5. หนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

6. สำเนาบัตรประชาชน (กรณีจ้างบุคคล)

7. ใบรับเงินหรือใบแทนใบเสร็จรับเงิน (กรณีผู้ขายหรือผู้ใช้บริการ “ไม่ยอมออกใบเสร็จรับเงิน”)

8. อื่นๆ เช่น ใบสั่งซื้อ หนังสือจัดจ้าง (ไม่มีก็ได้)

 

5. แฟ้มรับชำระหนี้

เอกสารในชุดประกอบด้วย

1. ใบสำคัญรับเงิน receipt voucher

2. สำเนาใบเสร็จรับเงิน

3. สำเนาใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / ใบกำกับภาษีขาย

4. สำเนาใบลดหนี้ขาย / กรณีราคาผิด คืนสินค้า

5. หลักฐานการรับชำระเงิน สำเนาเช็ครับ สลิปการโอน

6. ธุรกิจบริการ สำเนาหนังสือหักภาษี ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

7. อื่นๆ เช่น ใบสั่งซื้อ (ถ้ามี)

 

6. แฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย (กรณีงานบริการ)

          สำหรับธุรกิจบริการ ลูกค้าจ่ายชำระหนี้ค่าบริการจะต้องหักภาษีเราไว้ 1% 2% 3% หรือ 5%

ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจที่เราให้บริการ

ลูกค้าให้ต้นฉบับกับสำเนาหนังสือภาษีหัก ณ ที่จ่าย (50ทวิ)

- ต้นฉบับเก็บแฟ้มภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย

- สำเนาชุดใบสำคัญรับชำระหนี้

 

7. แฟ้มเงินเดิม และ ประกันสังคม

ฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้จัดทำสรุปการจ่ายเงินเดือนของพนักงานพร้อมทั้งทำแบบ ภ.ง.ด.1 และแบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม (สปส. 1-10) หลังจากกรรมการหรือผู้มีอำนาจลงนามในแบบเรียบร้อย ทำสำเนาเก็บเข้าแฟ้มทุกครั้ง

- แบบยื่นภาษี ภ.ง.ด.1

- แบบนำส่งเงินสมทบประกันสังคม (สปส.1-10)

- ตารางสรุปการจ่ายเงินเดือน

 

8. แฟ้มทะเบียนสินทรัพย์

หน้าที่สำคัญอีก 1 อย่าง ของผู้ประกอบการ คือ การทำบัญชีทะเบียนสินทรัพย์ของกิจการโดย

สินทรัพย์จะต้องมีอายุการใช้งานเกิด 1 ปี และมีมูลค่าขั้นต่ำ 1,000 บาทขึ้นไป หรือตามนโยบายของกิจการ

ซึ่งไม่เหมือนกัน

     1. เอกสารการซื้อ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี

     2. ทะเบียนทรัพย์สิน มีรายละเอียดวันนี้

- ประเภทสินทรัพย์             - Location ที่ตั้งสินทรัพย์

- รหัสสินทรัพย์                - อ้างอิงเลขที่เอกสารบันทึกบัญชี

- วันที่ใช้งาน                    - ค่าเสื่อมราคาปัจจุบัน

- อายุการใช้งาน                - ค่าเสื่อมราคาสะสม

- มูลค่าที่ซื้อมา                 - มูลค่าสุทธิ ณ ปัจจุบัน

 

 

9. แฟ้มใบเสร็จ และ แบบชำระภาษีต่างๆ

แบบภาษีหลักๆ ประกอบด้วย

- แบบยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

1. ภ.ง.ด.1        2. ภ.ง.ด.2        3. ภ.ง.ด.3        4. ภ.ง.ด.90/91         5. ภ.ง.ด.94

- แบบยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล

1. ภ.ง.ด.50/52/55       2. ภ.ง.ด.51      3. ภ.ง.ด.53      4. ภ.ง.ด.54

- แบบยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม

1. ภ.พ.30             2. ภ.พ.36

- แบบยื่นภาษีธุรกิจเฉพาะ

1. ภ.ธ.40


แบบภาษีอื่นๆ

1. ภ.ง.ด.1ก (สรุป ภ.ง.ด.1 ทั้งปี)

2. สำเนาใบเสร็จชำระภาษีป้ายประจำปี

3. สำเนาใบเสร็จชำระกองทุนทดแทน

10. แฟ้มกระดาษทำการ และ งบการเงิน

- งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) และ Bank Statement

- รายงานอายุลูหนี้การค้า (AR Aging Report)

- รายงานสินค้าคงเหลือ (Inventory Report)

- ทะเบียนทรัพย์สิน (Fixed Assets Register)

- รายงานเจ้าหนี้การค้า (AP Report)

- งบทดลอง (Trial Balance)

- งบการเงินประจำปี (Financial Statement)

- ฯลฯ

 

11. แฟ้มการติดต่องาน (Letter File)

- หนังสือรับงานทำบัญชี

- บันทึกข้อความการติดต่อลูกค้า

- ปฏิทินการรับเอกสารและรับเงิน

- เอกสารอื่นๆ